Day 1. 사립대학 기록관리담당자 A의 업무 일지

기관과 업무 소개

안녕하세요, 공공기관 부설 전문대학원에서 기록관리 담당자로 근무하는 A입니다. 제 직장은 공공기관 부설 기관이지만 설립 형태는 사립인 전문대학원이에요. 사공이 많다는 뜻이죠. 제가 소속된 부서는 도서관입니다. 기타공공기관이기 때문에 공공기관 기록관(레코드 센터)의 역할과 영구기록물관리기관(아카이브)의 역할을 다 하며, 대학 도서관에 속해 있기 때문에 교원의 연구 성과 등도 중요한 기록이자 자료로서 관리합니다. 기록관리 기관평가 대상 기관이 아니어서 매년 모든 기록관리 업무를 해야 한다는 압박이 덜하고, 그 해 기관에서 필요로 하는 일에 좀 더 집중할 수 있는 여력이 있습니다.

저는 현재 휴직 중이어서 작년 9월 중 하루의 업무 일지를 소개하려고 해요. 제 업무는 크게 기록관리(정보공개 관련 업무 포함), 내부 클라우드 스토리지 관리, 교원연구성과 관리로 나눌 수 있는데요, 작년 9월 시점에는 특히 연구자페이지(교원연구성과관리 시스템의 데이터가 일반 이용자들에게 보여지는 페이지)를 안정적으로 운영하고 디지털화 솔루션 개발을 마무리하는 데 힘을 쓰고 있었습니다. 그럼 업무일지 한 페이지를 소개할게요.

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2019년 9월 17일 화요일의 업무 일지

이번주 중 할 일

• 연구성과관리시스템-KRI(한국연구자정보) 데이터 연계 관련 이슈 사항 문제 확인
• 지난주 이관 기록물 정리와 등록 – 입학지원서류 포함
• 문서 디지털화 솔루션 관련 회의 (수요일 13:30)
• 스토리지 – 예비용 하드디스크 구입 결의 기안

오늘 할 일 (괄호 안: 변동 사항)

• 연구성과관리시스템 구독범위 확대 관련 보고자료 초안 작성 ( → 다음주 회의가 취소되어 여유가 생김)
• 평가심의위원회 준비: 평가 대상 목록 재확인 ( → 내일의 나에게..)
• A교원에게 연구데이터 수정 완료 회신 ( → 전화가 먼저 와서 얘기 끝)
• 학교 홈페이지에서 갑자기 사라진 디지털아카이브 링크 문제 전산 부서에 확인

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오늘 한 일

09:00

V 클라우드 스토리지 정상작동 확인
V 이메일 확인과 회신
V 주간보고자료 작성(보통은 목요일에 작성하지만 추석연휴여서)
V 어제 이메일로 전달받은 MOU 파일을 공유폴더에 업로드(전자파일만 있음을 표시)

: 세 번째 줄까지가 출근하면 가장 처음으로 하는 일들입니다. 클라우드 스토리지는 현재 전체 부서에서 파일 백업 용도로 사용하는데 이용 빈도가 높기 때문에 제 1순위 업무 영역입니다. 정상적으로 돌아가고 있는걸 확인해야 비로소 커피를 한 잔 마시며 다음 일을 시작합니다. ㅎㅎ

10:00

V 디지털아카이브에 신규 행사 사진컬렉션 업로드, 담당자에게 안내
– 인수인계자료 해당 목차에 캡쳐 화면+설명 추가 (내년 2월 휴직 예정)

: 편의상 ‘디지털아카이브’라고 부르는 저 곳은 기관레파지토리 솔루션인 DSpace의 서비스페이지입니다. 교내 행사 사진을 타부서에서 우리부서로 보내면 그걸 업로드해서 로그인한 구성원들이 볼 수 있게 해주고 있어요.

11:00

V 제위원회 구성이 변경된 공지 확인 – 처장회의 폴더 이용자 권한 조정 + 퇴직교원 계정 삭제
V 홍보팀에서 새로 찍은 교원 프로필사진을 전부서에 공유 – 사진을 모아놓는 폴더에 저장
V 어제 기관평가 담당 부서에 요청해서 받은 2017-2018 기관평가보고서 파일을 발간물 PDF 폴더로
– 2016년도 자료에 누락된 파일이 있는 것 같아서 관련부서에 다시 요청

13:00

V 이번주 업무보고자료 전부서 취합본 확인
V 추가 사진 업로드 요청 – 디지털아카이브에 신규 행사 사진컬렉션 생성과 업로드, 담당자에게 안내
V 연도별 사진 모음 폴더 정리

14:00

V 교원연구자페이지-시스템간 데이터 수정값 동기화 오류 확인: CS 접수
V 교원연구성과관리 담당 직원과 KRI 연계 관련 상의

: 교원연구성과관리는 일반적으로 생각하는 ‘기록관리’ 업무는 아니지만 큰 보람과 재미를 느끼는 업무입니다. 업무기록관리가 주로 내부 고객을 향한다면 교원연구성과관리는 교원과 인사담당부서, 일반인까지 그 범위가 좀 더 넓기도 해요. 이 때는 연구자페이지를 오픈한 지 몇 달 되지 않았던 때여서 지속적으로 수정해 나가고 있었습니다.

15:00

V 교원연구성과데이터 수정 (교원과 직접 확인, 수정) – 업데이트 확인
V 기관평가자료: 비어있는 시기의 보고서를 이메일로 수집, 업로드
V 유연근무제 보고 서식 9월분 작성

16:00 퇴근 (2시간 단축근무 기간)

: 임신 12주 이내인 시기여서 단축근무를 하고 있었습니다. 직’장’에 대한 애정이 생기는 순간 중 하나가 이렇게 규정으로 정해진 혜택을 눈치 받지 않고 쓸 수 있을 때죠.

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여기까지, 기관에서 만들어지는 중요한 기록과 자료들이 저를 통해 좀 더 이용하기 편해질 때, 지나간 일에 대한 정보나 자료가 필요한 직원들이 일단 저에게 문의를 할 때 기쁨을 느끼는 A의 어느 하루였습니다.