기관과 업무 소개
안녕하세요. 국립대학교에서 기록연구사로 근무하는 F입니다. A씨가 일하는 사립대학과 비교하자면 기록관과 영구기록물관리기관의 역할을 다 하는 건 같고, 기록관리 기관평가를 매년 받는다는 점은 다릅니다.
우리 대학 기록관은 2000년, 도서관에 만들어졌습니다. 도서관 건물 안에 있고, 도서관장 및 학술정보개발과장이 기록관장과 기록과장을 겸직하고 있지만 엄연한 독립 기관입니다. 우리 대학의 경우는 지원시설로 분류되어 있지요. 때문에 오롯이 기록관리 업무에 집중할 수 있답니다. 직원은 저를 포함하여 2명입니다. 너무 적지요. 대신에 국가 근로 장학생(한국장학재단)과 자체 근로 장학생(기록관 예산)을 합쳐서 9명을 쓰고 있습니다. 물론 주 15시간으로 제한을 두긴 하지만요.
저는 2015년부터 근무하고 있습니다. 저의 업무는 우리 대학 기록물관리와 관련된 모든 일입니다. 정보공개나 문서배부는 다행히 안하고 있고요. 저 말고 다른 직원 분은 기록관 운영과 관련된 예산 및 회계 업무 등을 주로 하시고, 학생들은 서고 정수점검, 기록물 목록정리, 기록물 디지털화 작업 같은 단순 업무를 주로 하고 있습니다.
며칠 지났지만 개강일인 3월 2일의 업무일지를 소개하려고 합니다. 대학은 다른 기관과 다르게 학교 개강일인 3월 2일에 1년의 업무 및 예산이 시작됩니다. 정신없던 하루로 기억되는데요. 그날 무슨 일이 있었는지 한번 들여다볼까요?
2021년 3월 2일 화요일의 업무 일지
이번 달에 할 일
- 2021학년도 기록관리 기본계획 수립
- 기록관리시스템 연간 유지보수 업체 선정 및 계약
- 기록관 보존서고 비전자기록물 정수점검
- 기록관 운영위원회
- 기록관리 기관평가 실적 입력
- 대학 기능분류체계 정비
오늘 한 일
09:00 출근
V 주간 및 월간 업무 보고서 작성
: 지난주 및 지난달 업무 실적 및 계획을 작성합니다.
V 2021학년도 기록관리 기본계획 작성
: 연 단위 우리 대학 기록관리 기본계획을 작성하게 되며, 월 단위 스케줄을 포함합니다.
11:00
V 기록관리시스템 연간 유지보수 업체 선정을 위한 제안요청서 작성 및 내부결재
: 매년 2월 말에서 3월 초에 기록관리시스템 유지보수 업체를 조달 시스템을 통해 선정합니다. 내용은 하드웨어 및 소프트웨어 유지관리, 국가기록원 분기별 패치 적용, 조직 및 사용자 정보 수정 등입니다.
14:00
V 기록관 운영위원회 회의자료 초안 작성
: 총무과장, 재무과장 등 당연직 위원과 관련 학과 교수님 등 임명직 위원으로 이루어진 기록관 운영위원회를 매 학년도 초에 개최하고 있습니다. 이 회의에서 직전 학년도 기록관 실적 및 결산 보고, 이번 학년도 계획 및 예산 보고, 규정 개정 심의 등이 이루어집니다.
16:00
V 기록관리 기관평가 실적 입력
: 매년 국가기록원에서 기관평가 지표를 발표하고 거기에 맞춰서 공문 등 실적자료를 입력합니다. 기록관리 기본계획 수립여부, 공개재분류 절차 준수 여부, 기록물 평가심의회 절차 준수 여부 등이 포함되며 획득한 점수에 따라 등급이 매겨집니다. 점수가 가장 높은 3개 대학은 대통령 표창, 국무총리 표창, 장관 표창 등을 받습니다.
18:00 퇴근
국립대학교 기록연구사 F의 하루였습니다.
Archivist Lounge 